Resposta curta
Sistema de ordem de serviço sob medida vale quando a OS carrega regra própria: preventiva gerada pelo contrato, checklist por tipo de equipamento, peça que baixa estoque e medição que vira fatura. Construímos o ciclo da abertura ao faturamento. Assistência técnica pequena, com poucos técnicos e processo padrão, resolve com sistema pronto de mercado.
O serviço foi feito na terça e só vira fatura no mês seguinte
O técnico começa o dia com a lista de visitas mandada por mensagem e a OS num bloco de papel. Troca um compressor, usa duas conexões do estoque da van, anota tudo à mão. A OS chega ao escritório no fim da semana, alguém digita, o supervisor confere, e só então a medição segue para o faturamento. O serviço foi executado num dia e cobrado semanas depois, quando não se perde no caminho.
Com contrato de manutenção preventiva, o risco é o inverso: a visita que ninguém lembrou de agendar. Quando a recorrência vive numa planilha, a preventiva que não foi gerada é a que não acontece, e ninguém percebe até o equipamento parar ou o cliente pedir o relatório do trimestre. Em ar-condicionado de edifício de uso público e coletivo, a Lei 13.589/2018 exige que o edifício tenha um Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC). Ali a preventiva deixa de ser cortesia comercial e passa a fazer parte de uma obrigação de quem responde pela climatização, que é o seu cliente.
E o estoque não fecha. Peça sai sem OS, OS fecha sem peça, e o saldo da van só é conferido no inventário. Sem saber quanto de peça e de hora cada contrato consome, a renovação é negociada no escuro: a empresa não sabe quais contratos dão lucro e quais ela paga para manter.
Como fazemos
Origem de cada OS
OS corretiva nasce do chamado e guarda o vínculo com ele. Preventiva nasce do contrato, gerada pelo calendário de cada equipamento. Instalação nasce da venda ou do pedido. As três caem na mesma agenda, e o prazo de cada uma vem da origem, não de quem digitou.
Despacho e roteiro
O despacho vê técnico, especialidade, região e prazo de cada OS, monta a sequência de visitas do dia e reorganiza quando entra uma urgência. O técnico recebe a rota no app, que funciona sem sinal; como isso é construído está na página de Aplicativos.
Checklist por tipo de serviço
Cada tipo de serviço e de equipamento tem o próprio checklist, com item obrigatório que impede fechar a OS pela metade e leitura de campo (pressão, tensão, temperatura) quando o serviço pede. Foto de antes e depois e assinatura de quem recebeu ficam presas à OS, com data e local.
Peça que baixa estoque
Cada van ou técnico é um local de estoque. Peça lançada na OS baixa daquele local no fechamento, e a reposição vira requisição ao almoxarifado. Se o ERP já é dono do saldo, ele continua sendo: o sistema de OS envia o consumo em vez de manter um segundo estoque que diverge.
Medição e faturamento
OS fechada vira medição com hora, deslocamento, peça e serviço, calculados pela regra do contrato: franquia de horas, peça inclusa ou cobrada à parte, adicional fora do horário. A medição aprovada segue para o ERP faturar. Nota fiscal continua no ERP, que é onde ela deve ficar.
Implantação por equipe
Clientes, equipamentos e contratos migram primeiro, porque sem cadastro limpo a preventiva não se gera. Uma equipe piloto roda antes das outras, e o relatório de custo por contrato entra no ar junto com ela: é ele que diz, na primeira renovação, se o contrato se paga.
O que você recebe
- Cadastro de equipamento por cliente, com o histórico de cada OS feita nele
- Preventiva gerada pelo contrato, na recorrência de cada equipamento
- Agenda de despacho com técnico, especialidade, região e prazo
- Checklist por tipo de serviço, com foto, assinatura, data e local presos à OS
- Baixa de peça por local de estoque, integrada ao saldo do ERP
- Medição por OS e por contrato, enviada ao ERP para faturar
Com o que trabalhamos
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre chamado e ordem de serviço?
Chamado é o pedido: alguém relata um problema e espera resposta dentro de um prazo. Ordem de serviço é a execução: técnico, hora, peça, checklist e medição. Nem todo chamado vira OS, porque boa parte se resolve por telefone, e nem toda OS nasce de chamado, porque a preventiva nasce do contrato. Quando os dois existem, a OS carrega o vínculo com o chamado de origem e o cliente acompanha um número só. A fila e o SLA do pedido estão na página de Sistema de chamados.
Quando não faz sentido contratar um sistema de ordem de serviço sob medida?
Quando a operação é uma assistência técnica ou oficina pequena, com poucos técnicos no balcão e o fluxo padrão de entrada, orçamento, aprovação e entrega. Um sistema pronto de controle de ordem de serviço faz isso por mensalidade, e há opção open source, como o Map-OS, para começar sem custo de licença. Também não faz sentido quando ninguém sabe dizer quem fecha a OS e quem confere a medição: o sistema só vai registrar a confusão com mais precisão. Sob medida começa a se pagar com contrato recorrente, equipe em campo com prazo, estoque em mais de um local e faturamento por medição.
Serve para o PMOC de ar-condicionado?
Serve. O plano de cada equipamento fica cadastrado, cada atividade prevista vira OS na recorrência do plano, e a execução fica registrada com checklist, foto e o técnico que fez. O conteúdo técnico do plano segue os parâmetros da Anvisa e as normas da ABNT a que a própria lei remete, e é decisão do seu time técnico. O sistema garante a outra metade: que o planejado vire visita e que a visita deixe registro.
O sistema conversa com o ERP que já temos?
Precisa conversar. O ERP continua dono de cliente, nota fiscal e, quase sempre, do saldo de estoque; o sistema de OS é dono da agenda, do checklist e da medição. Cliente e contrato descem do ERP, consumo de peça e medição aprovada sobem para ele. Quando o ERP tem API, a troca passa por ela; quando não tem, por arquivo ou banco, com mais prazo de levantamento.
Quanto custa um sistema de ordem de serviço sob medida?
O preço é movido pelo número de tipos de serviço e de checklists, pela existência de contrato com recorrência e regra de medição, pela quantidade de locais de estoque, pelo app do técnico, pelas integrações (ERP, chamados, roteiro) e pelo cadastro de equipamentos a migrar. Sem levantamento, qualquer valor é chute; o diagnóstico gratuito de sete dias sai com esforço e prazo por etapa. Uma conta que o seu financeiro já consegue fazer hoje: quantos dias passam entre o serviço executado e o serviço faturado.