Leonardo Peron6 min de leitura
Um sistema de gestão empresarial não tem preço que valha para duas empresas: o mesmo ERP sai por valores muito diferentes para operações do mesmo tamanho, porque o que varia é quantas pessoas usam, quanto o processo foge do padrão e quanto trabalho a implantação exige. O que dá para responder é a estrutura da conta, e é ela que permite comparar uma proposta de ERP pronto com um projeto personalizado sem se guiar pelo número da primeira página.
Nenhum valor de mercado aparece aqui. Tabela de preço publicada em artigo fica velha na primeira revisão do fornecedor, e continua sendo citada depois disso.
O que entra na conta de um ERP pronto
A mensalidade é a linha que todo mundo compara, e raramente é a maior.
Licença. Pode ser cobrada por usuário, por módulo, por empresa do grupo ou por faixa de volume, e muitas propostas combinam mais de um critério. A pergunta que importa é o que conta como usuário: quem só consulta paga igual a quem lança? Cada CNPJ ou filial é uma licença à parte? A resposta mexe mais na conta que o valor unitário.
Implantação. É a parametrização: plano de contas, regras fiscais, cadastros, fluxos de aprovação, perfis de acesso. Costuma vir como pacote de horas. Pergunte o que acontece quando as horas acabam antes do fim, porque em operação com muita exceção elas acabam.
Customização. Tudo o que o produto não faz de fábrica e precisa ser construído em cima dele: um relatório, uma regra de preço, um campo, uma tela. É o item que mais cresce depois da assinatura, porque a lista só aparece de verdade quando o time começa a usar.
Treinamento. Às vezes incluso na implantação, às vezes cobrado à parte, quase nunca pensado para quem entra depois. Pergunte se existe material para o funcionário contratado no ano que vem.
Migração. Cadastros, saldos iniciais e o histórico que vier junto. Quanto histórico levar é a decisão que mais pesa neste item, e merece conta própria.
Integrações. Loja virtual, banco, marketplace, CRM. Cada uma tem um custo para construir e outro para manter, e o segundo não termina.
Suporte e infraestrutura. Atendimento com prazo de resposta, ambiente de teste, hospedagem quando o sistema roda em servidor próprio.
O que entra na conta de um ERP personalizado
A estrutura é outra, e não é "sem licença".
Projeto. Levantamento e construção por módulo, com a maior parte do custo no começo. Entregar módulo a módulo em produção, e não tudo no fim, é o que permite parar ou mudar de rumo sem perder o que já foi pago.
Sustentação. Correção, atualização de segurança, evolução. Sistema sob medida não termina na entrega, e a conta que esquece esse item compara três anos de um lado com seis meses do outro.
A licença que continua. Emissão de nota, apuração de imposto e contabilidade ficam em produto pronto, porque mudam com a legislação e não diferenciam ninguém. Um ERP personalizado bem desenhado integra com essa parte em vez de reconstruí-la, e ela continua tendo mensalidade.
Horas de decisão. Alguém da operação precisa decidir requisito toda semana. Não aparece na proposta do fornecedor, mas é custo do projeto.
A diferença de curva está no usuário. No pronto, a licença cresce com o time; no personalizado, o custo cresce com a evolução do sistema, e contratar mais gente não muda a fatura. Qual dos dois compensa no seu caso é o assunto da comparação entre sob medida e prateleira, que este texto não repete. Quando já existe um ERP e a dúvida é estender ou substituir, o critério está em integrar ou trocar o ERP.
O custo que não aparece na proposta
As horas das pessoas-chave. A implantação precisa de quem conhece o processo para parametrizar, testar e validar, e essas pessoas continuam com o trabalho delas. Oito pessoas dedicando quatro horas por semana durante doze semanas são 384 horas, tiradas de quem mais entende da operação.
A customização que trava a atualização. Cada customização precisa ser testada, e às vezes refeita, quando o fornecedor lança versão nova. Empresa com muita customização passa a adiar a atualização, até o dia em que uma mudança fiscal a torna obrigatória. Pergunte quem paga para reaplicar a customização a cada versão.
As planilhas que sobram. O processo que o ERP não cobriu continua numa planilha ao lado. A conta do sistema se soma à da planilha em vez de substituí-la, e o fechamento do mês continua com etapa de conferência.
O usuário que ninguém previu. A proposta é feita com o time de hoje. Quem paga a fatura é o time de dois anos depois, incluindo quem só consulta.
O custo de sair. Em que formato os dados saem quando o contrato acaba, e em quanto tempo. É a pergunta mais fácil de fazer antes de assinar e a mais cara de descobrir depois.
Quando o pronto é a resposta certa
Na maior parte das empresas, e vale dizer sem rodeio. Quando o processo é padrão de mercado, quando a necessidade é para semanas e não meses, quando não há em casa quem decida requisito toda semana, ou quando o volume ainda não justifica custo fixo de desenvolvimento, um ERP pronto bem implantado é a escolha certa e a mais barata. O mercado brasileiro tem produto para quase todo porte e segmento (TOTVS, Sankhya, Omie e Bling, para citar alguns), e escolher bem entre eles rende mais que qualquer sistema construído do zero.
Personalizar começa a fazer sentido quando o processo que diferencia a empresa não cabe no produto e virou contorno: o campo livre que guarda o que o sistema não tem onde guardar, o relatório refeito todo mês, o atalho que só uma pessoa conhece. Mesmo aí, a resposta costuma ser construir o que falta em volta do ERP, e não trocar o ERP. E nenhuma das duas opções compensa antes de a empresa ter decidido dono, entrada e registro de cada processo: sem isso, qualquer proposta orça a desordem.
A conta para montar antes da reunião
Numa folha, quatro blocos para cada proposta, pronta ou personalizada:
- Uma vez: implantação, migração, customização inicial, treinamento.
- Todo mês: licença multiplicada pelos usuários que você terá, e não pelos de hoje, mais suporte, infraestrutura e manutenção das integrações.
- Escondido: horas das pessoas-chave na implantação, horas de planilha que vão sobrar, reaplicação de customização a cada versão.
- Saída: formato e prazo de exportação dos dados.
Monte os quatro no mesmo horizonte de tempo para todas as propostas. Se o bloco escondido não couber em nenhuma estimativa do fornecedor, esse é o primeiro ponto a levar à próxima reunião.
Se a dúvida for de prazo e tamanho de time, o estimador de projeto responde isso e, de propósito, não devolve preço: preço sem diagnóstico embute a margem do risco. O caminho do ERP sob medida começa pelo diagnóstico de sete dias, que põe as duas contas lado a lado com o seu processo real, inclusive quando a conclusão é comprar pronto.